Diese Hinweise liegen uns ganz besonders am Herzen, denn bei der Zeitplanung gibt es oftmals Probleme und Verzögerungen, die unter Berücksichtigung folgender Tipps leicht zu vermeiden sind:
1. Fahrt zur Feierlocation: Die normale Fahrzeit dürft Ihr hier nicht ansetzen. Bei einem geschmückten Auto rechnet bitte zur regulären Fahrzeit mindestens 50% hinzu. Fahrt Ihr zusätzlich noch im Autokorso, braucht Ihr mindestens doppelt so lange wie normal. Dazu kommt das „Phänomen der trägen Masse“. Ihr habt bestimmt schon selbst festgestellt, dass sich größere Menschengruppen wesentlich unflexibler bewegen lassen als kleine. Bis alle in den Autos sitzen, ausgeparkt und am Zielort eingeparkt haben und sich auch der letzte Gast an der Feierlocation eingefunden hat, müsst Ihr weitere 15-20 Minuten einplanen. Erst dann kann der nächste Programmpunkt beginnen.
2. Empfang an der Feierlocation: Die Gäste stehen zwanglos auf der Terrasse zusammen, lernen sich kennen und Ihr geht umher und begrüßt sie. Oft ist dies die einzige Zeit des Tages, an der Ihr durchatmen könnt. Wir empfehlen Euch in dieser Zeit (mindestens eine Stunde) loszulassen und diese entspannt und weitgehend programmfrei mit Euren Gästen zu verbringen (siehe auch Kapitel „Wann ist der beste Zeitpunkt für das Paarshooting“).
3. Familien- und Gruppenbilder: Plant hierfür ausreichend Zeit ein. Alles in allem sollten 30 bis max. 60 Minuten für die Familien- und Gruppenbilder vorgesehen werden (siehe auch Kapitel: „Die Gruppenbilder“).
4. Die Gäste nehmen Platz: Für den Zeitraum zwischen dem Betreten des Saals durch die ersten Gäste bis zum Beginn des ersten Gangs, rechnet bitte mindestens 30 Minuten ein. In dieser Zeit suchen sich die Gäste ihre Plätze, bestellen die ersten Getränke und Ihr habt die Möglichkeit mit einer kurzen Rede alle zu begrüßen.
5. Abendessen/Buffet: Damit Ihr den Zeitbedarf in Eurer Tagesplanung ausreichend berücksichtigen könnt, sprecht bereits sehr frühzeitig mit dem Caterer bzw. dem Hotel. Aus unserer Erfahrung heraus ist folgender Zeitbedarf realistisch:
Serviertes Abendessen (4 Gänge): 3 Stunden
Buffet (3 Gänge): 2 Stunden
Grillbuffet: 1,5 Stunden
Wenn Ihr die Torte nicht schon am Nachmittag angeschnitten habt, könnt Ihr diese wunderbar abends zum Dessert oder gar anstelle eines Nachtischs servieren lassen. Zu den Abläufen während der abendlichen Feier haben wir einen gesonderten Abschnitt im Kapitel „Empfang und Feier“ geschrieben.
